De gelukscompetenties van Experius

Bedrijfskundige Peter van der Reijden begon in 2008 met zijn bedrijf. Experius maakt geïntegreerde e-commerce platformen, eenvoudiger gezegd: Experius bouwt webshops. De organisatie is sinds 2008 uitgegroeid door een snel groeiend bedrijf, een zogenaamde scale-up. Het bedrijf wordt gerekend tot een van de vijftig snelstgroeiende technologiebedrijven en staat daarmee nu al twee jaar op rij op het lijstje van de Deloitte Fast 50. Vooral ‘millenials’ worden aangetrokken om bij dit bedrijf te werken. Inmiddels heeft Experius ook vier keer de FD Gazelle prijs in ontvangst mogen nemen.

Oprichter en ondernemer Peter van der Reijden is bewust bezig met gelukkig en gezond werken en leven. Deze houding heeft hem geen windeieren gelegd. In de loop van de tijd blijkt hij diverse gelukscompetenties met succes toe te passen die inmiddels gemeengoed zijn geworden bij Experius.

Het profiel van Peter past binnen de omschrijving die business auteur Jim Collins zou geven in Good to Great (2006). Met andere woorden, Ricardo Semler zou zeggen: Niet alleen IQ, maar ook EQ plus SQ minus ego (Semler, 2015). Peter stelt niet zichzelf centraal, en houdt zichzelf scherp op zijn blinde vlekken waar zijn ego de overhand zou kunnen nemen in plaats van dienstbaarheid aan de klant.

Geluk komt terug in de kernwaarden plezier, trots en vertrouwen bij Experius. Sinds 2015 heeft Experius een Chief Happiness Officer aangesteld, Evelien Veenman. Zij ziet als belangrijkste taak het creëren en behouden van een GreatPlaceToWork (GPTW). Faciliteren dat iedere Experiaan, zoals de medewerker genoemd wordt, gelukkig is op de werkplek. Inmiddels zijn ze door de media gevonden! Experius wordt genoemd in het Algemeen Dagblad, de Volkskrant, BrandpuntPlus en in het radioprogramma op NPO1. Evelien Veenman wordt geïnterviewd door meerdere journalisten. Op het congres Gelukscompetenties in Semco Stijl overhandig ik haar het boek.

Experius viert dat ze in de top vijf staan van de Great Place to Work. Op basis van het interview en het document Experius Basics (dit is een coachingstraject dat elke medewerker aan het begin van zijn tijd bij Experius doorloopt) herleiden we de volgende gelukscompetenties bij Experius:

 

Vitaliseren, Presencing en Verknopen

  • Een van de unieke gedragsvoorbeelden is dat Peter gestart is met tweewekelijks een uur met een medewerker gaat wandelen. Inmiddels doet de CHO Evelien dit ook. Een wandelgesprek begint met Hoe (goed) voel je je? Doordat de medewerker beoordeeld wordt door klanten en door collega’s die voor deze klant in de lead zijn, hoeft een hiërarchische verhouding tussen Peter als CEO en de medewerker geen belemmering te zijn. De criteria zijn helder: de klant geeft een 8 of hoger voor de dienstverlening en de collega’s beoordelen elkaar. Er is authentieke aandacht voor de mens achter de medewerker. Tijdens het wandelen luistert Peter vanuit een oordeelloze houding. Door met gerichte aandacht louter ‘aanwezig te zijn’ ontstaat verbinding en ruimte voor het persoonlijke verhaal van de medewerker (Presencing). Door te wandelen kan de medewerker zaken van zich af praten zonder dat men elkaar continu hoeft aan te kijken. Al deze ingrediënten zorgen er ook voor dat het gesprek geen therapeutische lading krijgt. In de wandelgesprekken kan Peter zijn intentie tot geluk binnen het bedrijf vrij baan geven (Verknopen).
  • Peter en Evelien kiezen ieder voor een span of attention van ca 20 personen. Ze wandelen ieder een uur lang met maximaal drie personen per dag, zodat ze met voldoende aandacht in het gesprek aanwezig kan zijn (Presencing).
  • Wandelen heeft grote vitaliserende Drie keer per week 40 minuten wandelen beschermt het hersengedeelte dat wordt geassocieerd met planning en geheugen. De meeste dagen van de week 30-60 minuten wandelen, verlaagt het risico op hartaandoeningen drastisch. Vijfenzeventig minuten per week wandelen kan de levensduur met bijna twee jaar verlengen (uit: de kracht van wandelen, 2017). Zitten is het nieuwe roken, waarschuwde o.a. professor Scherder (2014). Zeker bij ICT-ers die veel achter het scherm zitten is wandelen een uitstekende remedie.

 

Alignment, Ontspanning en Herstellingsvermogen

  • Om te doen wat je leuk vind en waar je talenten liggen, krijgt iedere Experiaan een coachingstraject aangeboden die Experius Basics heet. De Experiaan krijgt inzicht krijgt in de eigen persoonlijkheidstypologie en unieke competenties met als doel ‘een zo groot mogelijk persoonlijk- en werk-rendement te behalen uit de kwaliteit en kwantiteit van werk en privé’ (Experius Basics, 2017). Dit traject is een opmaat om zicht te krijgen op de persoonlijke purpose, en zo een authentieke verbinding te maken met de purpose van het bedrijf (Alignment). Bovendien krijgt hij ook inzicht in de werking van stress en leert de medewerkers gemakkelijker met werkstress omgaan (Herstellingsvermogen).
  • Tijdens het Experius Basics programma leert de Experiaan om geluksmomenten te herbeleven zodat hij gemakkelijker naar een staat van ontspanning kan bereiken. Door middel van simpele kleine oefeningen die hij op het werk kan doen. Een van de voornemens is bijvoorbeeld om tussen iedere afspraak drie minuten bewust een rustmoment te nemen. Dit is een voorbeeld van herstellingsvermogen.

 

Communitybuilding en Verbindend Communiceren

  • In de definitie van community building is ‘vanuit persoonlijke verantwoordelijkheid en verbinding met elkaar een creatieve kracht te laten genereren’ een mooi uitgangspunt. Binnen Experius gebeurt dit op een bijzondere manier. Werknemers zijn ingedeeld in zogenaamde squads (zelfsturende teams). “Experius is een platte en informele organisatie, er zijn binnen Experius geen managers of leidinggevenden in de traditionele zin. Wél zijn er eindverantwoordelijken én heeft (persoonlijk) leiderschap een centrale rol. Binnen de squads is een ieder verantwoordelijk voor zijn vakgebied en samen is er een verantwoordelijkheid om een goed resultaat richting te klant neer te zetten.” (Experius Basics, 2017, p.1)
  • Elke squad heeft een eigen dagstart van 15 minuten waarin teamleden bij elkaar komen om thema’s als werkzaamheden, persoonlijke zaken of werkgeluk issues van die dag met elkaar te delen. Omdat iedere squad eigen spelregels bepaalt, kiest een team zelf een vast tijdstip voor de dagstart tussen 8:00 en 9.30 uur. Iedere dagstart kan een eigen thema hebben. Vrijdag kan bijvoorbeeld een complimentenronde zijn (Betekenisgeving). Bij Experius willen ze waarderen niet beperken tot een halfjaarlijkse functionerings- of beoordelingsgesprek. Een thema kan ook de vorm hebben van een vraag, zoals: Hoe blij ben je? (Verbindend communiceren)
  • Binnen een squadmeeting is het de bedoeling om in een sfeer van vertrouwen échte verbinding met elkaar te hebben, zowel zakelijk zijn en privé (Verbindend communiceren). Doordat de verschillende teamleden écht uitgenodigd worden zich uit te spreken ontstaat er een situatie waarin teamleden gehoord worden, van elkaar leren en regelmatig geïnspireerd raken door elkaar.
  • Op vrijdagmiddag komt het hele bedrijf bij elkaar om successen te vieren, zowel op persoonlijk gebied als op werkgebied. Iemand heeft een certificaat behaald, een webshop is live gegaan, iemand is afgestudeerd, er is een nieuwe medewerker en ga zo maar door.

 

Passend geven en ontvangen

  • Belonen is relatief: wat jij ten opzicht van een ander verdient, moet fair zijn. Tweemaal per jaar krijgen medewerkers een excellijst waarin ze vijftien collega’s die ze het beste kennen ‘belonen’ door ze een schaal toe te kennen: junior, medior en senior. Vervolgens bepalen de medewerkers van de desbetreffende persoon wat redelijkerwijs de verwachting was van deze persoon en in hoeverre de collega de verwachting heeft overstegen. “In hoeverre klopt het salaris ten opzichte van hemzelf?” is een vraag die door de medewerker gesteld wordt. Door de sociale cohesie wordt aanspraak gemaakt op gezond verstand.
  • Resultaten per squad zijn transparant. Medewerkers kunnen bij elkaar vragen naar best practices om de eigen performance te verbeteren of vragen feedback hoe om verder te komen in hun persoonlijke ontwikkeling. Zo wordt tijd, energie en inzet met elkaar gemonitord en blijft er toezicht op de balans van geven en ontvangen.
  • Het eerste contract per medewerker is zeven maanden. Als het niet klikt of de performance er onvoldoende uitkomt, wordt het contract niet verlengd. Na zeven maanden volgt een jaarcontract en daarna een vast contract. Of je nu geweldig presteert of gewoon goed, iedereen krijgt een contract van zeven maanden en daarna contract. Dat is wel zo eerlijk. Het geeft rust in de tent dat het voor iedereen helder en fair is.

 

Spelen

  • Op vrijdagmiddag worden niet alleen successen gedeeld maar er wordt ook gevierd wat medewerkers geleerd hebben van fouten. De ‘fuck up van de week’ wordt open en eerlijk op het podium verteld: welke fout heb je gemaakt, wat zou je de volgende keer anders doen en wat kunnen anderen ervan leren? Om een cultuur te stimuleren waarin positieve emotie wordt gekoppeld aan innovatie wordt de ‘fuck up van de week’ niet alleen beloond met applaus, er wordt ook champagne voor open getrokken. Door als bedrijf met elkaar te leren van fouten, ontstaat collectief leren.
  • Er wordt zoveel mogelijk ruimte gegeven aan humor, creativiteit en levensenergie. Zo werd een van de medewerkers die nieuw aantrad bij een squad verwelkomd met een confetti kanon en een lichtzwaard.

 

Co-creatie

  • Hoe gaat Experius om met verschil van mening, potentiële conflicten in het spanningsveld van prestatie en klantverwachtingen, interne beoordelingen en opbouwende feedback? De sleutel tot het benutten van de creatieve spanning in potentieel conflict ligt onder andere in de opbouw van een squad. Iedere squad is verantwoordelijk voor een aantal specifieke klanten. Per squad wordt een zogenaamd Gouden Duo samengesteld: twee programmeurs waarvan de één verantwoordelijk is voor de voorkant en de andere voor de achterkant van de webshop. Een Gouden Duo is samengesteld op basis van goed samenwerken met elkaar en professionele kennis. Aan dit gouden duo, ook wel de Squad Founders genoemd, worden andere ICT consultants toegevoegd. De Squad Founders zijn er voor verantwoordelijk dat de klant een 8 of hoger geeft, er een GPTW cijfers boven de 8 én het aantal declarabele uren wordt gehaald. Squad founders worden door hun eigen teamleden beoordeeld, en teamleden beoordelen de squad founders. Zo houden teamleden elkaar scherp, en wordt er voortdurend gezocht naar de beste oplossing in de samenwerking voor de klant.
  • Naast dat medewerkers in een squad zitten, maken ze ook onderdeel uit van een chapter. Een chapter bestaat uit alle medewerkers met dezelfde ICT functiegroep. Binnen deze chapter staat inhoudelijke ontwikkeling centraal en is er een chapterlead. Bij verschil van mening binnen een chapter over de juiste oplossing, heeft de Chapter Lead de doorslaggevende stem als de helft voor oplossing A is en de andere helft voor oplossing B.
  • Binnen zelfsturende teams draagt ieder teamlid bij aan de gezamenlijke doelstelling, ook al heeft een teamlid een andere mening. Er is bereidheid om dit te overstijgen. Mocht dit niet zo zijn, dan wordt de vraag gesteld: “wat heb jij nodig om ook aan boord te komen?” De dialoog heeft een belangrijke plek.
  • Een andere manier om co-creatie te stimuleren is het transparant vrijgeven van informatie over doelstellingen op omzet, klantwaardering en medewerker tevredenheid (de happy index genoemd bij Experius). De scores op deze doelstellingen zijn voor iedereen inzichtelijk en bekend. Informatie uit maandrapportages delen duurt niet langer dan een half uur. De bedoeling van het delen van een maandrapportage is dat een medewerker snapt wat er speelt en kan meedenken. “Misschien loopt iets anders dan je zelf had gewild, maar je bent betrokken en dus werk je mee,” vertelt Evelien.

 

Flow

  • Developers zijn gepassioneerd in programmeren. Belangrijk is om te voorkomen dat ze tussentijds gestoord worden met vragen. Daarom is er bij Experius een stilte-ruimte en heeft ieder de beschikking over een koptelefoon met muziek, wetende dat het soms een tijdje duurt voordat je in de flow komt als je uit de flow gehaald wordt, duurt het weer even voordat je er weer in komt. Een stilte-ruimte voorkomt ongewenste afleiding.
  • Wat is een uitdaging die past bij flow? Stel dat je werkstress uitgedrukt in een schaal van 1 tot 10, dan is er bij 1 te weinig druk en ontstaat er verveling, bij 10 is er te veel werkdruk waardoor het te veel energie kost. De uitdaging is goed bij 5. Medewerkers zorgen er met elkaar voor dat deze balans goed blijft, zodat er niet te veel werkdruk en wel voldoende uitdaging – dus flow – wordt ervaren. De squad founders hebben er een belangrijke rol in om er op toe te zien dat de werkdruk optimaal is zodat het team in flow kan werken.
  • Mocht er een functie niet passen, dan wordt er met elkaar gezocht naar een passende functie invulling zodat de medewerker in de flow blijft.