Hoe behoud je teamflow als je afscheid neemt? De transformatiefase begeleiden met de Authentieke Dialoog

De Authentieke Dialoog is een coachingsinstrument dat van een team een “tribe” maakt. De term Tribe komt uit het boek Building Tribes van management auteurs Jitske Kramer en Danielle Braun. Dit boek is een vervolg op Corporate Tribes, dat in 2016 tot  Managementboek van het Jaar werd verkozen. De aanvullende inzichten uit Building Tribes geeft een “Authentieke Dialoog plus”.

Building Tribes gaf mij inspiratie omdat het handvatten gaf hoe je een Authentieke Dialoog kan gebruiken bij diverse gelegenheden, zoals het afscheid van een teamlid of afscheid van een team in de huidige structuur en samenstelling. Samen zitten met een tribe gaat o.a. over “kampvuurgesprekken” houden in plaats van vergaderen. Bij de Authentieke Dialoog zit het team in een cirkel, rondom het zogeheten midden, alsof je rond een kampvuur zit. Soms laat ik een kampvuur letterlijk op het scherm zien om ook de sfeer uit te nodigen voor het team.

Hoe ontwerp je een teamsessie met de Authentieke Dialoog?

Een van de komende teamcoachingen zal er een belangrijk teamlid afscheid nemen. Dat betekent vanuit groepsdynamisch perspectief dat het team een transformatiefase ingaat. Voor het ontwerp van een teamcoaching voor een team in deze fase haal ik inspiratie uit hoofdstuk 16 van het boek Building Tribes: Afscheid. Dit hoofdstuk geeft de volgende “checklist”:

1. Neem de tijd
2. Wat laat je los en wat houdt je vast?
3. Regel de erfenis
4. Breng offers
5. Vertel verhalen en anekdotes met publiek
6. Eer de spirits

Bovenstaande checklist vul ik aan met mijn ervaring als teamcoach. Ik gebruik het in de onderstaande volgorde:

1. Schep helderheid:

a) Loslaten en vasthouden: wat laat je los en wat houdt je vast?

• gaat het teamlid echt weg uit het team maar blijft binnen het bedrijf en komt hij/zij terug in een andere rol?
• verlaat het teamlid de organisatie en laat je helemaal los?
• staat het afscheid symbool voor de ontmanteling van het team doordat er een project is afgerond?
• verandert het team van structuur en gaat het team op in een ander, groter team?

Er zijn dus meerdere lagen waarop je iets kunt “loslaten” en “vasthouden”. Laat de verantwoordelijke manager helder  naar het team communiceren om wat voor afscheid het gaat.

b) Regel de erfenis: Erfenis is een mooi woord voor overdracht. Wie krijgt wat en wie neemt wat over? Niet alleen de positieve resultaten, maar ook de tekortkomingen. Laat de verantwoordelijke manager vertellen hoe dit geregeld is of geregeld wordt. Helderheid scheppen helpt het team om los te kunnen laten en ruimte te maken voor iets nieuws.

2. Vertel verhalen en anekdotes.

Laat het team uiteengaan in subgroepjes van ca. 3 mensen. Kleurpotloden en tekenpapier bij de hand. Met elkaar halen ze herinneringen op over de persoon of de situatie waar ze afscheid van nemen: momenten van groei van het afgelopen jaar, grappige gebeurtenissen, situaties die “typisch” zijn voor de persoon. Vraag hen deze gebeurtenissen op te schrijven of uit te beelden met icoontjes of symbolische tekeningen. Als ze ermee klaar zijn, kunnen ze de tekeningen straks gebruiken in de Authentieke Dialoog door het in het midden van de cirkel op de grond te leggen.

3. Breng offers.

Officieel is dit het geven van een symbolisch afscheidscadeau. Het team of teamleden geven iets weg als afscheidscadeau. Maar in de Authentieke Dialoog gaat het óók over wederzijds geven en ontvangen. Dus je kunt de volgende twee teambuilding-activiteiten doen:

1. Stel het team heeft 8 teamleden. Neem dan 8 enveloppen en 8×7 = 56 blaadjes mee die in de envelop passen. Laat ieder teamlid over ieder van de andere 7 teamleden iets opschrijven. Kies bijvoorbeeld een compliment over de afgelopen tijd, iets waarin de ander gegroeid is of leuke herinnering op. Wees helder in wat dat de bedoeling is. Deze geschreven blaadjes worden verzameld in de envelop van het betreffende teamlid. De envelop wordt straks door hem of haar mee naar huis genomen, als een cadeautje dat je mee geeft.
2. Maak de cirkel opstelling van stoelen en leg de getekende beelden liggen over het teamlid dat afscheid neemt in het midden op de grond. Naast de bal die symbool staat als talking stick en de gong.

4.  Daarna kan je beginnen met de Authentieke Dialoog zelf.

a) Neem de tijd: een goede Authentieke Dialoog duurt minimaal een uur en maximaal 1,5 uur. Na 1,5 uur is de energie of de concentratie weg, en je wilt de energie hoog houden. Zorg dat je ongestoord in een ruimte kan zitten die groot genoeg is voor het team om in een cirkel opstelling te zitten. Een ideale teamgrootte is ca. 15 mensen. Is het team veel groter, zorg dan voor meerdere groepen die met elkaar de Authentieke Dialoog doen. Per groep heb je 1 facilitator nodig. Meer informatie hoe je het faciliteert, vind je in het Handboek Teamcoaching en Intervisie met de Authentieke Dialoog.

b) Bepaal de vraag voor de Check-In. De bal gaat rond. De meest eenvoudige is: hoe zit er erbij? Geef ruimte aan wat er bij een ieder speelt aan gedachten, emoties zonder het te moeten ‘repareren’. Hier begint de gelukscompetentie Presencing: ermee zijn, met zowel positieve als ongemakkelijke emoties.

c) Na de Check-In begint de Dialoog. De bal ligt in het midden en degene die zich geroepen voelt, pakt de bal om te spreken.

• Hier is de gelegenheid voor teamleden om de anekdotes te delen die in het midden liggen. Of om iets te zeggen over datgene wat iemand in de envelop heeft gestopt.
• Als niemand spreekt, blijft de bal in het midden. En als de gong gaat is het stil zolang de gong klinkt. Bij de Authentieke Dialoog werk je met natuurlijke stiltes. Het geeft tijd om na te denken en uit de waan van de dag te stappen. Wat er niet gezegd wordt is even belangrijk als wat er wel gezegd wordt. Help het team om te doorvoelen. Vaak wordt het doorvoelen overgeslagen bij bijvoorbeeld een receptie met een speech, waar de toehoorders geen gelegenheid hebben om zich uit te spreken. De transformatie die je als facilitator begeleid, is de transformatie die het team met elkaar beleeft. Je werkt dus met het zogenaamde ’team-bewustzijn’. Benoem de thema’s die spelen en stel vragen die het team verder helpen om perspectieven te onderzoeken of om nog beter te voelen. Als er een leegte is, benoem deze dan. Soms is er ruimte nodig zijn voor rouw.
• Het oude loslaten voordat het nieuwe zich aandient, is een fase die ik beschreven heb in het hoofdstuk Innovatie. Je bent volgens theorie U onder aan de U: het niets van waaruit van alles kan ontstaan. Wees als facilitator aanwezig in deze diepte. Dit is een belangrijke fase en mede door jouw facilitering kunnen andere teamleden erbij blijven en opnieuw creëren.
• De Dialoog zelf hoeft niet volgens een logisch en gestructureerde verhaal-lijn te gaan. Belangrijk is dat teamleden hun hart kunnen luchten. Mocht je van ieder teamlid een antwoord willen hebben op een specifieke vraag, dan kun je eventueel als facilitator de bal tussentijds rond laten gaan.

d) Check-Out: de bal gaat weer rond. In deze laatste ronde van de Authentieke Dialoog kan je teamleden vragen om het laatste wat ze nog willen zeggen om deze transformatie te voltooien, nog hardop te benoemen. Laat ze terug kijken op de dialoog.

De getekende beelden en anekdotes zijn voor het teamlid dat weggaat als afscheidscadeau: gevisualiseerde herinneringen met een verhaal erachter. “Verzamel herinneringen, geen spullen”, betoogde cabaratier Guido Weijers ooit in zijn Masterclass Geluk.

Tot slot

Na de teamsessie gaat ieder naar huis, met alle rituelen die erbij horen zoals handen schudden, hugs en de envelop in de tas om thuis open te maken. Wat er gebeurt is in de Authentieke Dialoog zal nog nawerking hebben op de teamleden. Anekdotes kunnen nog een keer in de wandelgangen opgehaald worden. Wees vanaf het begin helder wat wel en niet met anderen gedeeld kan worden. En geniet na van de uitwerking van deze teamsessie.

Het moet gezegd worden: Buiding Tribes is mooi vormgegeven boek. Gevuld met verhalen van de auteurs als cultureel antropologen. Bedrijfsantropologie is “in” tegenwoordig. Het brengt herinneringen naar boven aan de tijd dat ik startte met mijn propadeausejaar Culturele Antropologie en uiteindelijk afstudeerde als sociaal wetenschapper met als specialisatie Intercultureel Management en Zakendoen. Leuk dat dit nu weer van pas komt.