Agile lean teamcoaching ondernemerstheater

Let the show begin!

Zo begint programmamanager Ronand Jansen van Managementboek Academy het seminar over agile-lean teamcoaching.

Het doek gaat open. Er staat een koor. De koorleden hebben een muziekblad in de hand en de dirigent, prominent met de rug naar ons toe, geeft hen aanwijzingen. Niets bijzonders, denk je. Zo gewend zijn we aan dit traditionele beeld. Maar toch klopt het niet, want dit is MAZE en dat is geen gewoon koor. Het is een zelfsturende “vocal group”en de dirigent is ook niet de standaard dirigent. Maar dat leren we pas aan het eind van dit ondernemerstheater.

Eerst worden we gevraagd na te denken over thema’s als:

Hoe stem je af op de klant in plaats van de dirigent (lees leidinggevende)?
Wat zorgt voor een verschuiving waarbij het team gaat voor het collectief en organisatiebelang in plaats van eigenbelang?
Wat stimuleert een blending tot een gezamenlijke unieke sound waarbij niet meer achterhaald kan worden wie waar aan heeft bijgedragen?

Blending als vorm van co-creatie

Aan de hand van real-life demonstraties van MAZE zien we hoe deze vocal group tot blending komt, een gezamenlijk ritme met elkaar opbouwt en diverse talenten de lead nemen. Ze fungeren als illustratie van de principes die de auteurs presenteren. Boers en Lingsma gaan uit van 10 principes voor agile-lean teamcoaching. 1) Een organisatie bestaat uit betekenisvolle, met elkaar verbonden teams; 2) Harde en zachte aspecten van samenwerken zijn niet uit elkaar te trekken; 3) Evaluatie en reflectie zijn even belangrijk als actie; 4) Het gaat niet om de beste aanpak, maar om de eerstvolgende betekenisvolle stap;

5) Lenigheid is zowel stollen als vloeibaar blijven; 6) Lenigheid heeft lenige gewoonten nodig met een structureel karakter; 7) Ontwikkelen kan alleen als mensen zich bewust zijn van hun eigen bijdrage; 8) Transparantie maakt collectief eigenaarschap mogelijk; 9) Klantfocus is de aanjager van verbeterdynamiek; 10) Betekenisvol bewegen vraagt om principes; methoden en regels zijn hulpmiddelen.

Sommige tips van de auteurs zijn weliswaar oude wijn in nieuwe zakken, maar gelukkig waren er ook bevestigingen die ik herken uit mijn praktijk als teamcoach. Én nieuwe inspiratie die al zingend door MAZE werden geïllustreerd.

Enkele voorbeelden voor agile lean teamcoaching

Werken met een check-in. In diverse teams heb ik regelmatig de Authentieke Dialoog toegepast. Dat begint met een check-in voor teamleden. Vragen die je tijdens een check-in kunnen stellen zijn: wat kom je brengen? Wat heb je te leren? Waarin wil je jezelf ontwikkelen? Hoe kan je wat je geleerd hebt in je vorige team hier inbrengen? Dit soort vragen zijn niet nieuw, maar het is goed te horen dat zo’n check-in door meerdere auteurs worden erkend, onder meer door Jitske Kramer en Danielle Braun in hun recent verschenen boek Building Tribes.

Hoe kan je een ieder erkennen in zijn of haar individuele talent? Om in de muziekmetafoor te blijven: hoe zorg je ervoor dat jouw altstem bijdraagt aan het geheel? Een teamcoaching – iedere teamcoaching die ik begeleid – begint met het erkennen van het individuele talent. Onlangs heb ik tijdens een teamcoaching de deelnemers hun eigen stijl van communiceren laten uitleggen aan elkaar. Vervolgens hebben ze ervaren hoe het is om in de communicatiestijl van een ander een boodschap over te brengen. Lastig, hilarisch en leerzaam. Maar iedere deelnemer werd wel gehoord én erkend.

Vaak gehoord: wat zijn de kaders? Een praktijkvoorbeeld. De functie van direct leidinggevende is weggesaneerd. Het management gaat voor zelfsturende teams en geeft de medewerkers zogenaamd alle ruimte. Gevolg: chaos, het overzicht is weg, gebrek aan richting en duidelijke communicatie tijdens de opstart, er wordt eindeloos consensus gezocht, er is emotionele onveiligheid, er wordt geprobeerd controle te krijgen, maar uiteindelijk haken de teamleden af.

Herkenbaar? Kaders dienen vanaf de start helder te zijn. Vanuit de muziekmetafoor: er moet wel eerst duidelijk zijn, dat we werken met een vierkwartsmaat en niet met een wals. En wat is de gezamenlijke grondtoon? Pas als de kaders helder zijn, kan je improviseren. En als je dán gaat improviseren, gaat het niet meer over het precies zingen van de noten, maar om het maken van goede muziek.

Routines zijn cruciaal. Ik leer mijn klanten nieuwe gewoontes te integreren. Hoe zorg je ervoor dat je reflectie gaat integreren in je dagelijks werk? Dat heeft te maken met routine. A daily stand, een scrum, een check-in is ingebouwd en wordt zo vanzelf een routine. Een evaluatie van 10 minuten kan ook een routine zijn.

De waarde van “evaluatie en reflectie zijn even belangrijk als actie” (één van de 10 principes uit agile-lean teamcoaching) wordt door teams nog te vaak onderschat, is mijn ervaring. De hoge werkdruk is voor sommigen een perfect excuus om geen tijd te hebben voor evaluatie en reflectie. Er kan hooguit tijdens een training of teamcoaching worden gereflecteerd. Maar het gaat juist om de integratie van evaluatie en reflectie in hun dagelijks routine.

Teamflow

Vanuit het oogpunt van groepsdynamica is MAZE een prachtig voorbeeld van een team in de derde fase: teamflow. Ze zijn goed door de zogenaamde autoriteitscrisis gekomen, er is geen sprake van een separatiecrisis noch een intimiteitcrisis. De leden zitten in een flow en nemen ongevraagd de lead bij diverse projecten.

Ik leerde over hun waarden die ze samenvatten in 4 P’s: plezier (lees werkgeluk), poen, prestatie en publiciteit. Ik leerde ook hoe belangrijk het is dat een team letterlijk en figuurlijk een gezamenlijk ritme ontwikkelt om naar de performance fase te gaan. En dan ga je floreren!

En MAZE floreert: verkozen tot koor van het jaar 2018; en de dirigent is verkozen tot dirigent van het jaar 2018.

Zelforganiserend verbeteren is een uitdaging, want naast winsten zijn er zeker ook hobbels. Volgens BG Magazine lopen teamleden van zelforganiserende teams een groter risico op langdurig verzuim! Stel een teamcoach aan, stelt BG Magazine. En dan: Let the show begin!

Geschreven door teamcoach, spreker en auteur Veronique Kilian